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外国语学院学生档案管理规定
2014-04-28 16:15   审核人:

为规范管理学生档案,做到档案的安全性、保密性及便于查找,特制订此规定:

一、本规定所指的档案主要指学生学籍档案、学生党员档案及学生获奖材料。

二、学生学籍档案管理规定

1、新生进校报到期间,由兼职班主任收取新生档案(指学生自己携带档案部分),双方要签字认可档案交接;兼职班主任在新生报到完成2天以内,将档案移交到学生管理部门,由管理部门专柜存放。在档案的移交过程中,做好交接清单签字。

2、通过邮寄的档案一般寄存于学校学生处档案室,在学生大三学年第二学期5月中旬,本院学生管理部门要将此部分档案接收到学生管理部门保管,并核实档案清单,提醒还未提交档案的同学尽快办理档案提交手续。

3、毕业班学生档案按照学校要求进行档案转交,做好签收处理。

4、学生管理部门要对所保管的档案进行防潮、防盗管理,档案原则上不允许借阅。

三、学生党员档案管理

学生党员档案是指学生成为入党积极分子档案、预备党员档案及党员档案,包括相应的入党志愿书、政审材料、思想汇报等各种材料。管理部门要及时将材料按照规定要求进行装订并装袋,并进行专柜存放,并注意防潮及防盗。

四、学生获奖档案管理

学生的评奖材料含奖状复印件等应专柜存放,并做好登记,以便查找。学生评奖材料包括本院的评优评奖和学生参加学校、省级、国家级活动获得奖励的材料。

五、本规定自2014年4月1日开始执行。

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